KPI нима ва унинг иш самарадорлигига қандай таъсири бор?

Рақобат ривожланиб бораётган ҳозирги замонавий бозор иқтисодиётида инсон ресурсларидан самарали фойдаланиш аҳамияти тобора ошиб бормоқда. Бу борада ташкилот (идора, муассаса ва корхона) ва хизматчилар фаолияти самарадорлигини баҳолашга алоҳида эътибор қаратиш лозим. Бу борада халқаро тажрибада давлат хизматининг самарадорлик кўрсаткичлари KPI - Key Performance Indicator – Энг муҳим самарадорлик кўрсаткичлари орқали баҳоланиб келинади.

Бунда самарадорлик ташкилот томонидан қўлга киритилган натижанинг маълум бир вақт мобайнида мақсадга эришиш учун сарфланган харажатига нисбатан аниқланади. 

KPI – бу ташкилот (идора, муассаса ва корхона)лар ва хизматчилар фаолиятини белгиланган талаб даражасида олиб борилишини ёки белгиланган мақсадга эришишни назорат қилувчи, баҳоловчи самарадорлик ёки натижадорлик кўрсаткичи деб ҳам юритилади. Қисқача айтганда, KPI - белгиланган мақсад бўйича “ўлчов мосламаси”. Бинобарин, мақсад билан боғлиқ бўлмаган кўрсаткичлар орқали KPIни аниқлаш мумкин эмас.

Инглиз тилида мазкур тушунчалар “самарадорлик кўрсаткичлари” (“performance indicators”), “энг муҳим натижадорлик кўрсаткичлари” (“key results indicators - KRI”) ва “муваффақиятларнинг муҳим факторлари” (“critical success factors”) каби терминлар орқали ифодаланади.

Дэвид Парментрернинг “Key Performance Indicators: Developing, Implementing and Using” номли китобида мазкур терминларга қуйидагича таъриф берилган:

“Самарадорлик кўрсаткичлари” (“Performance indicators”) – самарадорликни оширишда кундалик ишларда нималар қилиш кераклигини ифодалайди;

“Энг муҳим натижадорлик кўрсаткичлари” (“Key results indicators - KRI”) – самарадорликни оширишда келажакда нималар қилиш кераклигини ифодалайди;

“Энг муҳим самарадорлик кўрсаткичлари” (“Key performance indicators – KPI”) - самарадорликни кескин оширишда нималар қилиш кераклигини ифодалайди.

KPI ҳақидаги илк тушунчалар ХХ асрнинг 50-йилларида Питер Друкернинг “Мақсадга сари бошқариш” ғояси орқали шакллана бошлаган.

Унинг фикрича, натижадорликка эришиш учун самарадорлик кўрсаткичлари билан алоҳида шуғулланиш керак. Ва раҳбарларни кундалик ишлар билан банд қилмасдан, белгиланган устувор вазифалар ҳамда асосий мақсад сари фаолият олиб бориши учун самара берадиган кўрсаткичлар билан шуғулланиш кераклигини таъкидлаган.

KPIга қараб раҳбар ва ходимларни моддий рағбатлантириш орқали иш самарадорлигини янада ошириш тизими Европада дастлаб 1970 йилларда рўй берган иқтисодий инқироз даврида вужудга келган. Сабаби, Франция, Германия, Португалия каби Европа давлатларида давлат хизматчиларининг иш ҳақлари хусусий сектордагиларга нисбатан анча паст бўлган. Иш ҳақини ошириш учун эса солиқларни янада ошириш талаб қилинган.

Сир эмас, иқтисодий инқироз даврида солиқларни ошириш эмас, аксинча хусусий секторга имтиёзлар бериш орқали иқтисодиётни кўтариш мақсадга мувофиқ ҳисобланади. Шундай мураккаб вазиятда, малакали кадрларни давлат тизимида сақлаб қолиш ва давлат бошқаруви тизимида иш самарадорликни янада ошириш учун янгича бошқарув тизимига ўтиш давр талабига айланган.

Дастлабки вақтларда, яъни 1980 йилларда Ғарбий Европа давлатларининг аксарияти давлат хизматчиларининг эришган юқори натижадорлиги учун уларни моддий рағбатлантиришдан кўра, юқори лавозимларга тайинлаш усулларидан кўпроқ фойдаланган. Моддий рағбатлантириш фақат юқори бўғин раҳбарларига нисбатан қўлланилган.

Ниҳоят, 1990 йилларга келиб Буюк Британия, Нидерландия, Канада ва АҚШ каби давлатларда юқори ва ўрта бўғин давлат хизматчиларини ҳам моддий рағбатлантириш бошланган. 2004 йилдан эса Европа Иттифоқининг барча давлатлари мазкур тизимга ўтган.

Ҳар бир ташкилот (идора, корхона ва муассаса)ларда ҳам KPI тизимини амалиётга тадбиқ этиш учун қуйидаги алгоритмга амал қилиш керак бўлади:

1. KPI тизимини тадбиқ этиш бўйича пухта режа ишлаб чиқиш (масъулларни белгилаш, ташкилотни аниқлаш, амалиётга тадбиқ этиш муддатларини белгилаш ва бошқалар);
2. KPI тизимини тадбиқ этиш бўйича ҳуқуқий асосни яратиш (мос моделни танлаш, ҳуқуқий базани такомиллаштириш, структурани оптималлаштириш, KPI бўйича ҳисобот шаклларини ишлаб чиқиш ва бошқалар);
3. KPI тизими бўйича автоматлаштирилган дастур яратиш (танланган KPI модели бўйича дастур ишлаб чиқиш, дастур бўйича масъулларни ўқитиш ва бошқалар);
4. KPI тизимини амалиётга тадбиқ этиш (танлов асосида ташкилот ва ҳудудларни ажратиш, қолганарда ҳам босқичма босқич жорий этиш, тизимнинг ишлаши, мақсади бўйича ходимлар малакасини ошириш ва бошқалар);
5. KPI тизими самарадорлигини мониторинг қилиш (тизимнинг ишлаши ва натижадорлиги бўйича маълумотларни тўплаш, таҳлил қилиш, кўрчаткичлар тўғри ёки хато танланганлигини ўрганиш, аниқланган хато ва камчиликларни бартараф этиш ва бошқалар).

Ушбу тизим фақатгина маълум бир вақт мобайнида, яъни давр ичида юқори самара беришини ҳисобга олиш керак. Шу сабабли, тизимни доимий мониторинг қилиб, керак бўлса энг муҳим кўрсаткичларни янгилаб бориш талаб этилади.

Шунингдек, KPI юқори самара бериши қўлга киритилган натижа билан кетган ресурсга ҳам алоҳида эътибор қаратиш лозим.

Фақат натижани орқасидан қувиб, сарфланаётган ресурсларга эътибор қаратилмаса, натижани берадиган ресурсларсиз қолиб кетиш мумкин. Аксинча, фақат ресурсларни тежаш билан ҳам юқори натижани қўлга киритиш мумкин эмас.

Яъни, юқори самарадорлик кутилган натижа ва минимал сарфланган ресурсларнинг ўзаро боғлиқлиги натижасида юзага келади. Шу сабабли натижадорликни ҳам, самарадорликни ҳам ҳисобга олиш керак, улар ўртасида доимо балансни ушлаб туриш керак.

KPI тизими бўйича юқори самарадорликка эришиш учун қуйидагиларга амал қилиш тавсия этилади:

1. KPI кўрсаткичлари сонини аниқ белгилаш. Каплан ва Нортонларнинг фикрича 20 тадан, Хоуп ва Фрейзерларларнинг фикрича 10 тадан ошмаслиги керак дейилган. Бошқалар эса “10/80/10” қоидаси, яъни, 10 та муҳим натижадорлик кўрсаткичлари, 80 та ишлаб чиқариш кўрсаткичлари ва 10 та муҳим самарадорлик кўрсаткичлари бўлиши керак деб тавсия этган. Давлат бошқарув органларининг юқори бўғин раҳбарларга 25 та, ўрта бўғин раҳбарларига 10 та ва қолган ходимларга 5 та кўрсаткичларни танлаш мақсадга мувофиқ ҳисобланади.
2. KPI кўрсаткичларини тўғри танлаш. Ташкилотнинг асосий мақсадидан, қонунчиликда белгиланган функционал вазифасидан келиб чиқиб кўрсаткичларни тўғри танлаш керак.
3. Ходимларга шароит яратиш. Раҳбарларга бошқариш ва назоратни тўлиқ амалга ошириш учун етарлича шароит, ваколат ва имкониятлар яратиб бериш керак. Шунингдек, моддий техника базасини ҳам такомиллаштириб бериш керак.
4. Умумийлик. Ташкилотнинг бош мақсад кўрсаткичлари билан унинг таркибий бўлимлари ўртасидаги кўрсаткичлар доимо коррелиция қилиниб борилиши керак.
5. Шаффоф тизим. Ходимларда иш самарадорликни янада ошириш учун KPI бўйича махсус ўқув-семинарлар ўтказиш керак.
6. Рағбатлантириш. KPI бўйича эришилган натижаларга қараб рағбатлантириш механизмини ишлаб чиқиш ва ходимлар бундан тўлиқ хабардор этилиши керак (мотивация учун).
7. Доимий мониторинг ўтказиш. Ўз вақтида кўрсаткичларга таъсир этувчи ташқи омилларни аниқлаш ва уларни бартараф этиш мақсадга мувофиқ ҳисобланади. Шунингдек, вазиятга қараб кўрсаткичларни ўзгартириб туриш ҳам мумкин.

Фозилжон Аҳатов,

Давлат хизматини ривожлантириш агентлигининг Самарқанд вилоят филиали кадрлар маъмуриятчилиги бўлими етакчи инспектори.