KPI nima va uning ish samaradorligiga qanday ta’siri bor?

Raqobat rivojlanib borayotgan hozirgi zamonaviy bozor iqtisodiyotida inson resurslaridan samarali foydalanish ahamiyati tobora oshib bormoqda. Bu borada tashkilot (idora, muassasa va korxona) va xizmatchilar faoliyati samaradorligini baholashga alohida e’tibor qaratish lozim. Bu borada xalqaro tajribada davlat xizmatining samaradorlik ko‘rsatkichlari KPI - Key Performance Indicator – Eng muhim samaradorlik ko‘rsatkichlari orqali baholanib kelinadi.

Bunda samaradorlik tashkilot tomonidan qo‘lga kiritilgan natijaning ma’lum bir vaqt mobaynida maqsadga erishish uchun sarflangan xarajatiga nisbatan aniqlanadi. 

KPI – bu tashkilot (idora, muassasa va korxona)lar va xizmatchilar faoliyatini belgilangan talab darajasida olib borilishini yoki belgilangan maqsadga erishishni nazorat qiluvchi, baholovchi samaradorlik yoki natijadorlik ko‘rsatkichi deb ham yuritiladi. Qisqacha aytganda, KPI - belgilangan maqsad bo‘yicha “o‘lchov moslamasi”. Binobarin, maqsad bilan bog‘liq bo‘lmagan ko‘rsatkichlar orqali KPIni aniqlash mumkin emas.

Ingliz tilida mazkur tushunchalar “samaradorlik ko‘rsatkichlari” (“performance indicators”), “eng muhim natijadorlik ko‘rsatkichlari” (“key results indicators - KRI”) va “muvaffaqiyatlarning muhim faktorlari” (“critical success factors”) kabi terminlar orqali ifodalanadi.

Devid Parmentrerning “Key Performance Indicators: Developing, Implementing and Using” nomli kitobida mazkur terminlarga quyidagicha ta’rif berilgan:

“Samaradorlik ko‘rsatkichlari” (“Performance indicators”) – samaradorlikni oshirishda kundalik ishlarda nimalar qilish kerakligini ifodalaydi;

“Eng muhim natijadorlik ko‘rsatkichlari” (“Key results indicators - KRI”) – samaradorlikni oshirishda kelajakda nimalar qilish kerakligini ifodalaydi;

“Eng muhim samaradorlik ko‘rsatkichlari” (“Key performance indicators – KPI”) - samaradorlikni keskin oshirishda nimalar qilish kerakligini ifodalaydi.

KPI haqidagi ilk tushunchalar XX asrning 50-yillarida Piter Drukerning “Maqsadga sari boshqarish” g‘oyasi orqali shakllana boshlagan.

Uning fikricha, natijadorlikka erishish uchun samaradorlik ko‘rsatkichlari bilan alohida shug‘ullanish kerak. Va rahbarlarni kundalik ishlar bilan band qilmasdan, belgilangan ustuvor vazifalar hamda asosiy maqsad sari faoliyat olib borishi uchun samara beradigan ko‘rsatkichlar bilan shug‘ullanish kerakligini ta’kidlagan.

KPIga qarab rahbar va xodimlarni moddiy rag‘batlantirish orqali ish samaradorligini yanada oshirish tizimi Yevropada dastlab 1970 yillarda ro‘y bergan iqtisodiy inqiroz davrida vujudga kelgan. Sababi, Fransiya, Germaniya, Portugaliya kabi Yevropa davlatlarida davlat xizmatchilarining ish haqlari xususiy sektordagilarga nisbatan ancha past bo‘lgan. Ish haqini oshirish uchun esa soliqlarni yanada oshirish talab qilingan.

Sir emas, iqtisodiy inqiroz davrida soliqlarni oshirish emas, aksincha xususiy sektorga imtiyozlar berish orqali iqtisodiyotni ko‘tarish maqsadga muvofiq hisoblanadi. Shunday murakkab vaziyatda, malakali kadrlarni davlat tizimida saqlab qolish va davlat boshqaruvi tizimida ish samaradorlikni yanada oshirish uchun yangicha boshqaruv tizimiga o‘tish davr talabiga aylangan.

Dastlabki vaqtlarda, ya’ni 1980 yillarda G‘arbiy Yevropa davlatlarining aksariyati davlat xizmatchilarining erishgan yuqori natijadorligi uchun ularni moddiy rag‘batlantirishdan ko‘ra, yuqori lavozimlarga tayinlash usullaridan ko‘proq foydalangan. Moddiy rag‘batlantirish faqat yuqori bo‘g‘in rahbarlariga nisbatan qo‘llanilgan.

Nihoyat, 1990 yillarga kelib Buyuk Britaniya, Niderlandiya, Kanada va AQSh kabi davlatlarda yuqori va o‘rta bo‘g‘in davlat xizmatchilarini ham moddiy rag‘batlantirish boshlangan. 2004 yildan esa Yevropa Ittifoqining barcha davlatlari mazkur tizimga o‘tgan.

Har bir tashkilot (idora, korxona va muassasa)larda ham KPI tizimini amaliyotga tadbiq etish uchun quyidagi algoritmga amal qilish kerak bo‘ladi:

1. KPI tizimini tadbiq etish bo‘yicha puxta reja ishlab chiqish (mas’ullarni belgilash, tashkilotni aniqlash, amaliyotga tadbiq etish muddatlarini belgilash va boshqalar);
2. KPI tizimini tadbiq etish bo‘yicha huquqiy asosni yaratish (mos modelni tanlash, huquqiy bazani takomillashtirish, strukturani optimallashtirish, KPI bo‘yicha hisobot shakllarini ishlab chiqish va boshqalar);
3. KPI tizimi bo‘yicha avtomatlashtirilgan dastur yaratish (tanlangan KPI modeli bo‘yicha dastur ishlab chiqish, dastur bo‘yicha mas’ullarni o‘qitish va boshqalar);
4. KPI tizimini amaliyotga tadbiq etish (tanlov asosida tashkilot va hududlarni ajratish, qolganarda ham bosqichma bosqich joriy etish, tizimning ishlashi, maqsadi bo‘yicha xodimlar malakasini oshirish va boshqalar);
5. KPI tizimi samaradorligini monitoring qilish (tizimning ishlashi va natijadorligi bo‘yicha ma’lumotlarni to‘plash, tahlil qilish, ko‘rchatkichlar to‘g‘ri yoki xato tanlanganligini o‘rganish, aniqlangan xato va kamchiliklarni bartaraf etish va boshqalar).

Ushbu tizim faqatgina ma’lum bir vaqt mobaynida, ya’ni davr ichida yuqori samara berishini hisobga olish kerak. Shu sababli, tizimni doimiy monitoring qilib, kerak bo‘lsa eng muhim ko‘rsatkichlarni yangilab borish talab etiladi.

Shuningdek, KPI yuqori samara berishi qo‘lga kiritilgan natija bilan ketgan resursga ham alohida e’tibor qaratish lozim.

Faqat natijani orqasidan quvib, sarflanayotgan resurslarga e’tibor qaratilmasa, natijani beradigan resurslarsiz qolib ketish mumkin. Aksincha, faqat resurslarni tejash bilan ham yuqori natijani qo‘lga kiritish mumkin emas.

Ya’ni, yuqori samaradorlik kutilgan natija va minimal sarflangan resurslarning o‘zaro bog‘liqligi natijasida yuzaga keladi. Shu sababli natijadorlikni ham, samaradorlikni ham hisobga olish kerak, ular o‘rtasida doimo balansni ushlab turish kerak.

KPI tizimi bo‘yicha yuqori samaradorlikka erishish uchun quyidagilarga amal qilish tavsiya etiladi:

1. KPI ko‘rsatkichlari sonini aniq belgilash. Kaplan va Nortonlarning fikricha 20 tadan, Xoup va Freyzerlarlarning fikricha 10 tadan oshmasligi kerak deyilgan. Boshqalar esa “10/80/10” qoidasi, ya’ni, 10 ta muhim natijadorlik ko‘rsatkichlari, 80 ta ishlab chiqarish ko‘rsatkichlari va 10 ta muhim samaradorlik ko‘rsatkichlari bo‘lishi kerak deb tavsiya etgan. Davlat boshqaruv organlarining yuqori bo‘g‘in rahbarlarga 25 ta, o‘rta bo‘g‘in rahbarlariga 10 ta va qolgan xodimlarga 5 ta ko‘rsatkichlarni tanlash maqsadga muvofiq hisoblanadi.
2. KPI ko‘rsatkichlarini to‘g‘ri tanlash. Tashkilotning asosiy maqsadidan, qonunchilikda belgilangan funksional vazifasidan kelib chiqib ko‘rsatkichlarni to‘g‘ri tanlash kerak.
3. Xodimlarga sharoit yaratish. Rahbarlarga boshqarish va nazoratni to‘liq amalga oshirish uchun yetarlicha sharoit, vakolat va imkoniyatlar yaratib berish kerak. Shuningdek, moddiy texnika bazasini ham takomillashtirib berish kerak.
4. Umumiylik. Tashkilotning bosh maqsad ko‘rsatkichlari bilan uning tarkibiy bo‘limlari o‘rtasidagi ko‘rsatkichlar doimo korrelitsiya qilinib borilishi kerak.
5. Shaffof tizim. Xodimlarda ish samaradorlikni yanada oshirish uchun KPI bo‘yicha maxsus o‘quv-seminarlar o‘tkazish kerak.
6. Rag‘batlantirish. KPI bo‘yicha erishilgan natijalarga qarab rag‘batlantirish mexanizmini ishlab chiqish va xodimlar bundan to‘liq xabardor etilishi kerak (motivatsiya uchun).
7. Doimiy monitoring o‘tkazish. O‘z vaqtida ko‘rsatkichlarga ta’sir etuvchi tashqi omillarni aniqlash va ularni bartaraf etish maqsadga muvofiq hisoblanadi. Shuningdek, vaziyatga qarab ko‘rsatkichlarni o‘zgartirib turish ham mumkin.

Foziljon Ahatov,

Davlat xizmatini rivojlantirish agentligining Samarqand viloyat filiali kadrlar ma’muriyatchiligi bo‘limi yetakchi inspektori.